イベント企画会社の給与計算および社会保険業務のアウトソーシング

A社様は、総務担当者の方が経理、給与計算、人事情報管理の業務をされていました。そのため、担当者様の負荷が大きく、人事システムの登録状況は不備が多く、社内での人事情報が正しく把握できていない状況でした。また、給与計算も1名で行われており、計算結果のチェック体制も全く整備されていない状況でした。 そこで、給与計算のアウトソーシングの委託を受けた際に、まず、A社様の人事情報の現状把握と問題箇所を抽出しました。A社様のケースでは、社員番号が重複登録されているなど整備されていない事、個人情報が登録されていない、社会保険関係の情報が未登録等といった状況でした。

給与計算アウトソーシング

そこで、A社様の担当者と弊法人の担当者との間で約半年を掛けて、整備を行っていきました。現在は、社内整備の完了やアウトソーシングをされたことで担当者様の負担が軽減され、新たに人事評価制度の導入を検討をされていらっしゃいます。

これまで社内に就業規則はありましたが、10年以上も前に作成された内容で改訂もされておらず、現在の給与計算の方法とも乖離している状況でした。そこで、アウトソーシングを受託したと同時に、給与規程などの就業規則を中心に改めて作成という支援をさせていただきました。
弊法人は社会保険労務士が多数所属し、労務コンサルティング、就業規則作成といった業務も数多く支援させて頂いております。そのため、今回のようにアウトソーシングと並行して、経験豊富なスタッフにより就業規則の整備をさせて頂くことで、A社様にあった規程と給与に合理性があったものになりました。
また、これまでの給与規程の内容で生じていた問題点を解決し、更にはより企業に合った内容を提案したことで、A社様がご納得頂けるものとなりました。

就業規則などの社内ルールの見直しを行うことにより、あるべき勤務形態を把握し、規定することができるようになりましたが、勤怠の承認のフローについては部門によりバラつきがあり、総務まで勤怠集計データが報告されるまでかなり時間を要していることについて改善の必要があることがわかりました。
また、部門で採用するアルバイトの入退社情報や従業員の変更情報などの報告は遅れがちで報告形式も様々であることから、社内での業務フローについても提案させていただくこととなりました。

提案させていただく中で、勤怠のデータがそのまま安全衛生体制とリンクし、長時間労働者の健康管理につながる管理方法などもあわせて検討させていただいた結果、日々の業務フローが効率的なものとなったのと同時に、従業員の方が健やかに働ける環境づくりにもつなげることができました。

当社においては、給与計算業務を完全2次チェック体制にて実施していますので、正確な給与計算を実現し続けることで、A社様の社内においては総務部門の信頼性が増している、とのお言葉をいただき、当社担当者もやりがいを感じながら業務に励んでいます。給与計算や社会保険、労働保険について日々お問い合わせをいただいていますが、その都度、体系だてて説明を行うことによりお問い合わせの回数も減ってきたようです。

突発的に発生する業務災害や通勤災害などについては複数担当者が常に対応できる体制ですので、お客様にもご安心いただいております。A社様の成長にともない、新しい給与制度や勤務形態、労務課題などが発生しておりますが、労働法令をはじめとして、社会保険、労働保険の各視点より適正な運用方法を検討し、アドバイスさせていただくことにより、IPO基準を維持する結果となっています。