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2020.05.19
真のデジタル経営

テレワークが抱える課題とその解決策

テレワークが抱える課題とその解決策…

1.テレワークの急速な拡大

新型コロナウイルスの感染予防意識の高まりや政府のパンデミック抑制策の強化に伴って、国内外を問わず急速にテレワークが拡大しています。これを反映して、コロナ危機後に一躍有名になったビデオ会議システム「ZOOM」の一日当たりの利用者数は昨年12月に1,000万人でしたが、2020年4月には3億人へと急増しています。

テレワークの拡大に伴って、対人コミュニケーションは、社内に限らずお客さまや取引先との間においても、メールやチャット、WEB会議等のオンラインによる手段へと急速にシフトしていることを実感されている方も多いことと思います。

2.テレワークの課題

こうして導入されたテレワークの結果として、働くメンバーにとっては「通勤時間の解消」や「一人で仕事に集中しやすい職場」といった環境が得られ、「柔軟な働き方」や「仕事の効率の向上」といったメリットが享受されています。

一方で、コミュニケーションの手段がメール、チャット等によるテキストメッセ―ジ中心になり対面コミュニケーションが減少していること、WEBミーティングも時間内でアジェンダを消化することに意識が向かいやすいことから、何気ない雑談、ランチでのコミュニケーション、休憩室での会話といった、会社の風土や一体感を実際に形作っている「垣根のない日常のコミュニケーション」の機会が失われてしまっています。

その結果、働くメンバーが「上司からの支援が得られていない」「仲間から関心を持たれていない」とった社内の組織からの疎外感や孤独感を抱いてしまい仕事に集中できず、組織の生産性が低下するというテレワーク特有の課題も現れています。

組織マネジメントの観点からも、テレワークを軸としたワークスタイルは、組織の求心力が働きにくく、一つの目標に向かって仕事をする組織の一体感の形成(チームビルディング)が難しいという側面があります。

3.テレワークの課題解決に向けた取組み

このようなテレワークの課題に直面する中で、弊社でも「コミュニケーション希薄化の解消」に取組んでいます。

①毎朝のオンラインミーティング

チームごとに、毎朝短時間のオンラインミーティングを実施し、チームメンバーの業務状況、テレワークで生じている困りごと、業務に関連する雑談等の日常を共有しています。

毎朝、仕事を始める前に気軽に話す機会を作ることで、孤独な「ソロワーク」に陥らず、チームで仕事をしていることを感じられるような機会づくりに努めています。

チームによっては、朝ではなく昼にそういった時間を設けたり、できるだけ全員が参加できるよう工夫しています。

②「感謝」「称賛」の共有

もともと、生産性の高い組織作りの一環として、組織メンバー間の「感謝」や「称賛」を社内SNS上で共有するアプリを導入していたのですが、それをあらためて活用しています。

日々の業務の中で組織や自分自身に貢献・協力してくれたメンバーの行動に感謝する・褒めるという活動を通じて、感謝されたメンバーが組織への貢献を実感することができ、自身の仕事に誇りを持って取組めることがその目的です。

これによってテレワークで生まれやすい「何か地に足がついていないような感覚」「誰にも見てもらえていない不安」を防ぐ効果があるものと考えています。

③「日報」「週報」のフル活用

従来の紙ベースの業務報告書をオンライン化する際に、「日報」「週報」に感情をスタンプで表現でき、報告を受ける上司もスタンプで応援や承認ができるようなシステムを導入しました。

ポイントは、単に業務の報告をするのではなく、「今の気持ち」をスタンプや言葉で表現することです。こうした「気持ち」に対して、リーダーからフィードバックを受け取ることができるので、顔が見えない環境下でも効果的なコミュニケーションを行うことができています。

④ 全社「ブレイクタイム(お客さま紹介セッション)」の開催

組織のリーダーとメンバー間、チームの中、個人同士であれば上記①~③でカバーできますが、組織横断的な一体感を作るために、全員参加型のイベントとして、オンラインでお客さまの事業を紹介する「ブレイクタイム」を開催しています。ときにはお客さまに登場いただき、自らプレゼンテーションしていただいています。

接する機会がなかった自社のお客さまのことを知ることによって、全員が参加してお客さまをサポートしていくという雰囲気が醸成されています。

⑤オンライン飲み会の開催

対面での飲み会を行うことが困難な環境が続く中、「メンバーやお客さまと仕事の枠の外で楽しく盛り上がりたい」という欲求を抱えているメンバーも多いのではないでしょうか。

こうしたストレスの解消に向けて、流行の「オンライン飲み会」が一つの効果的な手段と考え、法人契約のZOOMアカウントの利用を開放しています。時間など一定のルールはありますが、社内メンバーやお客さまとの間のプライベートなオンライン飲み会を通じて、業務時間外のコミュニケーション促進に役立てています。

⑥メール・チャットのメッセージへの気遣い

テレワークの環境下では、これまでオフィスで話せば済んでいた情報も、メールやチャットで伝えなくてはなりません。無感情な文字情報により伝えたい内容を発信しなくてはならず、相手に無用なストレスを与えてしまいがちです。

どうしても冷たく固い印象になりがちなテキストメッセージに「オーっ」「なるほど!」といった感嘆詞を敢えて挿入したり、顔文字やスタンプを活用して感情を伝えることで、テキストベースのコミュニケーションが少し円滑になるのではないでしょうか。(どちらも相手と場面を選ぶ必要はありますが(^^;))

4.テレワークを効果的に活用するために

アフターコロナでも、「以前の働き方」に戻ることはなく、テレワークの流れは定着することが想定されます。なぜならば、テレワークで得られるメリットは大きく、これを手放したくないと考える経営者やビジネスパーソンが多いと感じるからです。

一方で、単純な在宅勤務制度やモバイル端末等、「ハード」を導入しただけではテレワークの課題に直面し、むしろ組織力は低下するリスクが高まり、逆に、組織内コミュニケーションに心を砕き、一体感の高い組織づくりに取組んだ企業が、真に効果的な経営を実現できるのではないでしょうか。

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