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2020.05.08
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《5/8更新》【在宅勤務特集】お客さまから届いた新型コロナウイルスについてのQ&A

《5/8更新》【在宅勤務特集】お客さまから届いた新型コロナウイルスについてのQ&A…


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新型コロナウイルスに対して、お客さまから寄せられた質問についての回答を掲載いたします。今回は「在宅勤務に関するQ&A」の特集です。随時更新してまいりますので参考にしていただければ幸いです。

最新のQ&Aについてはコチラ

◆5/8掲載

【Q】在宅勤務において事業場外みなし労働時間制の適用は可能か?

【A】在宅勤務により、従業員が労働時間の全部又は一部について事業場外で業務に従事した場合において、使用者の具体的な指揮監督が及ばず、労働時間を算定することが困難なときは、労働基準法第38条の2で規定する事業場外労働に関するみなし労働時間制が適用されます。

在宅勤務において、労働時間が算定しがたいと言えるためには、①情報通信機器(パソコンやスマートフォン等)が、使用者の指示により常時通信可能な状態とされていないこと、②随時使用者の具体的な指示に基づいて業務を行っていないことの二つの要件を満たす必要があります。①の要件については、会社が情報通信機器を用いて、指示を出せる状態にあり、従業員が会社からの指示に備え、通信を待っている又は指示に従い作業をしている場合には満たしません。もちろん上記二つの要件を満たすことができれば、事業場外みなしの規定を適用することはできますが、安易に適用することは避けるべきです。

 

【Q】在宅勤務を命令できるか?

【A】就業規則や雇用契約書において在宅勤務が認められている又は災害等の場合の勤務について明記されている場合はその内容に従い、在宅にて勤務することを命令できますが、明記されていない場合は、一方的に在宅勤務を命じることはできません。

ただし、昨今の新型コロナウイルス感染症の拡大においては、政府からも感染予防のために、在宅勤務や時差出勤等を用いて、人混みを避けるよう要請が出ており、また従業員の安全確保という観点から従業員によって有利となる労働条件の変更なので、在宅勤務を命じることは可能です。なお、事前に労使にて協議等を実施した上で、在宅勤務命令をすることをお勧めします。

 

【Q】在宅勤務の実施に伴い、通勤手当を不支給(もしくは精算)とする場合、社会保険の随時改定(月変)において、固定的賃金の変動に該当するか?

【A】従前の通勤手当の支給方法が①定期代実費を支給、②1日あたりの往復実費を出勤日数に応じて支給、によって取扱いが異なります。

①定期代を実費で支給している場合、基本的な解釈では固定的賃金の変動に該当します。 なお複数月分を支給している場合、払戻額の返金を受けた未使用期間分の初月を変動の起算月とします。 例)1月1日から6月30日まで有効の6カ月定期代を1月25日に支給し、4月20日に払い戻す場合 → 未使用期間分(5月1日から6月30日)の初月となる5月が変動の起算月

②1日あたりの往復実費を出勤日数に応じて支給している場合、固定的賃金の変動には該当しません。

なお、この解釈は年金事務所(または健康保険組合)によって異なることがあります。 事前に、管轄の年金事務所等へ確認されることを推奨します。

 

◆4/22掲載

【Q】コロナウイルスの影響により在宅勤務とする場合、今後に支払う予定の定期代は、支払わなくてもよいか?

【A】通勤手当は労働基準法などの法律で支給が義務付けられているものではありません。従業員の通勤にかかる費用を補助することを目的として会社が任意に支払う賃金であり、会社が就業規則へ「通勤手当を支給する」と規定することで支給する義務が生じます。

現在の就業規則で、勤務形態を問わずに通勤手当を支給すると規定されている場合、在宅勤務により出社しなかったとしても通勤手当を支給する義務が生じる可能性があります。

在宅勤務を実施する場合、就業規則内に定める通勤手当の支給要件を確認または変更し、在宅勤務時の運用を明確にしておくことが重要です。

【規定例】 第●条(通勤手当)

(ケース①)出社実績がない月は、当該月の通勤手当を支給しない。

(ケース②)1ヵ月の所定労働日のうち、2分の1以上の出社実績がない月は、出社日数に応じた通勤手当を支給する。

 

【Q】コロナウイルスの影響により在宅勤務とする場合、すでに支払っている定期代のうち、未使用分相当額の返金を求めることは可能か?

【A】在宅勤務の実施によって定期券を使用しなくなる場合、その定期券の未使用期間分につき、払戻額の返金を求めることは可能です。

6ヵ月の定期代を通勤手当として支給している会社であれば、 例えばJR東日本の場合、【6ヵ月定期代-使用定期代-手数料220円】が払戻されるため、この金額の返金を求めることが可能です。

※払戻しの可否、計算方法は各鉄道会社のホームページ等をご確認ください。

また、労働日の全てを在宅勤務ではなく、週に1~2日程度の在宅勤務であれば、定期代の払い戻しは必要ないでしょう。逆に週に1~2日程度の出社勤務であれば、定期代を払い戻したうえで往復にかかる交通費の実費を支給すればよいでしょう。

 

【Q】従業員を在宅勤務させるにあたり、水道光熱費などの費用を会社で補填するために在宅勤務手当の支給を検討している。支給する場合の給与計算処理方法が知りたい。また、就業規則への規定例も教えてほしい。

【A】在宅勤務を行う場合、自宅内の勤務にかかる水道光熱費や通信費(インターネットなど)が発生します。
会社がこれを補填するため「在宅勤務手当」を支給することがあります。
一般的な運用として、①毎月一律の手当額を支給、②在宅勤務日数に応じて1日あたりの手当額を支給、③一時金を支給、のいずれかが考えられます。

この時、計算上では在宅勤務手当を以下の処理を行います。
・給与所得は①~③のケースでいずれも「課税」として処理
・社会保険は①と②のケースでは「報酬」、③のケースでは「賞与」として処理
※③の場合、賞与としての保険料を徴収し、賞与支払届の提出が必要
・雇用保険は①~③のケースでいずれも「賃金」として処理
・割増賃金単価は①と②のケースでは「基準内賃金」、③のケースでは「基準外賃金」として処理

なお、業務に伴う実費弁償として支給するものであれば非課税となるため、在宅勤務にかかった費用のみを計算でき、それを実費弁償として支給するのであれば非課税です。
ただし、家事使用部分と業務使用部分を適切に計算することは困難だと思います。在宅勤務手当を支給する場合、給与の手当として支給する運用が望ましでしょう。

【規定例】
第●条(在宅勤務手当)
(ケース①)会社は、在宅勤務を行う者に対し、自宅の水道光熱費および通信費用として、月額●●円を支給する。
(ケース②)会社は、在宅勤務を行う者に対し、自宅の水道光熱費および通信費用として、在宅勤務した日数に応じて1日あたり●●円を支給する。
(ケース③)会社は、在宅勤務を行う者に対し、自宅の水道光熱費および通信費用として、一時金を支給することがある。

 

【Q】在宅勤務により紙の給与明細を作成することが困難だが、必ず作成しなければならないのか?

また、これを機に給与明細のWEB化を検討したいが、どのような検討を行えばよいか?

【A】会社は、従業員に支払明細書を交付しなければならないと、所得税法で定められています。したがって、原則的には従業員へ給与支給日までに明細書を交付しなければなりません。

一方で、コロナウイルスの影響で出社を制限している場合、事前に従業員へ説明の上、支給日のあとに配布する運用も考えられます。

なお、「交付」は紙の明細書に限定されていません。会社は従業員の承諾を得て、電磁的方法(WEB)により明細書を提供することが認められています。(従業員から紙の明細書を請求された場合は、応じる必要があります。)

◇給与明細のWEB化における検討ポイントは以下の4つです。

①WEBによる提供方法の説明・情報提供 → 従業員によるインターネット環境の確認、システムの操作方法(マニュアルの作成)の説明、など

②セキュリティ対策 → ウイルス対策、不正侵入防止の対策、社内運用、バックアップ、など

③従業員の同意 → トラブルを未然に防ぐために同意書を取得(所得税法でも「承諾」が必要)

④給与計算システムとの連動性 → 運用中の給与計算システムとの互換性(自社にあったWEBシステムの選定が必要)、従業員が使いやすい・見やすい・印刷できる、など

給与明細のWEB化は紙と比べ、印刷や配布・郵送作業がなくなり、業務効率の向上が期待できます。

 

【Q】コロナウイルスの影響により、今後も在宅勤務が継続的に発生する可能性があるが、新たに従業員を雇用する際に気を付けることはあるか

【A】現在の就業規則や雇用契約書の内容を一度確認する必要があります。まずは、就業規則や雇用契約書に在宅勤務等のテレワークが認められているか確認してください。

認められていない場合は、就業規則や雇用契約において、「就業の場所」を規定する必要があります。

例 ・〇〇事務所及び会社が指定した場所

・自宅、その他会社が認めた自宅に準じた場所

また、入社後すぐに在宅勤務を指示したとしても、従業員はどう対応すればよいかわからないかと思いますので、セキュリティルールや始業・終業の報告方法等の勤怠ルールの説明を必ず行ってください。

もし在宅勤務にて指示する業務がない場合、出勤日の調整、特別休暇の付与、休業指示等の検討が必要になります。

入社後に研修を実施している場合、e-learningや動画配信等在宅でも受講可能なものの検討も必要になります。

 

【Q】午前中だけ在宅勤務したのち、午後からオフィスに出勤する場合の移動時間はどのように取り扱えばよいか

【A】就業場所間の移動時間が労働時間に該当するのか否かについては、使用者の指揮命令下に置かれている時間であるか否かにより、個別具体的に判断されることになります。

「使用者が移動することを労働者に命ずることなく、単に労働者自らの都合により就業場所間を移動し、その自由利用が保障されている時間」であれば休憩時間として取扱うことができます。休憩時間として取り扱うことができる移動時間を労働時間としてみなす運用も可能ですが、オフィスにて通常勤務する同じ部署や同じ働き方の従業員と取扱いに不公平が生じてしますので、労働時間としてみなす運用はお勧めしません。

 

【Q】在宅勤務中に起こったけがは、労災として認められるのか?

認められる場合、どのようなけがであれば労災と認められるのか?

【A】在宅勤務においても、在宅勤務を行う者が労働者である以上、通常の労働者と同様に労働者災害補償保険法の適用を受け、業務災害または通勤災害に関する保険給付を受けることができます。

業務災害とは、労働者が業務を原因として被った負傷、疾病または死亡(以下「傷病等」という。)であって、業務災害と認められるためには、業務と傷病等との間に一定の因果関係があることが必要であるため、労働者が、私用(私的行為)または業務を逸脱する恣意的行為を行ったこと等による傷病等は、業務災害とは認められません。

過去に具体的に在宅勤務で労災が認定されたケースとしては、以下のような事例があります。

例:自宅で所定労働時間にパソコン業務を行っていたが、トイレに行くため作業場所を離席した後、作業場所に戻り椅子に座ろうとして転倒した事案。

 

【Q】Web会議システムとはどのようなもので、どのような特徴があるのか。

【A】Web会議システムは、パソコンやスマートフォン、タブレットでインターネットに接続し会議するシステムです。

1人対1人、もしくは複数人におけるコミュニケーションに役立ちます 。

インターネットを利用して、遠隔地にいる相手と音声や映像でミーティングできるので、音声や映像だけではなく 、同じ資料データをモニター上で見たり、アプリケーションを操作したり、モニター画面を遠隔地から操作することもできます 。 大規模な機材を必要としない個人や複数人での打ち合わせには、Web 会議システムが適しており、在宅勤務だけではなく、ミーティングやセミナー、研修 、 ヘルプデスクなどにも活用されています 。 システムの構築には、パソコンに Web 会議用のソフトウェア(無料)をインストールして、Web カメラとヘッドセットを接続するだけな ので 、大がかりなシステム構築の必要がなく手軽に開始できるのが特徴です。

 

【Q】全社的に在宅勤務としたが、経理部門において決算や税務申告のスケジュールが例年よりも大幅に遅れている。

取引先や関係会社で感染者がでたり、資金繰りの関係で金融機関の対応なども必要で、決算どころではない。

税務申告の期限が間に合わない可能性があるがどうしたらよいか?

【A】新型コロナウイルス感染症は各地で拡大しており、感染拡大防止を最優先に考えなければならない中、法人税等の申告や納付が困難となる企業もでてきています。

このような状況を踏まえ、以下のようなケースで通常の業務体制が維持できない場合は、申告や納付の期限を延長することが認められています。

・法人の役員や従業員等が新型コロナウイルス感染症に感染した

・体調不良により外出を控えている方がいる

・平日の在宅勤務を要請している自治体にお住いの方がいること

・感染拡大防止のため外出を控えている方がいること

緊急事態宣言が全国に出されている状況でもあるので、決算や申告手続きが遅延している場合には申告や納付の期限の延長も検討しましょう。

 

【Q】テレワークにより、従業員が個人で所有している携帯電話によりお客さまと連絡を取り合っており、経費精算を求められている。

仕事で使用している割合がわからないため、一律3000円の現金支給をしようと考えているが、問題はあるか?

【A】全国的に緊急事態宣言が出され在宅勤務が要請されていますが、自宅で勤務する環境が整備されていないケースも多く、携帯など一時的に個人所有のものを使用せざるを得ないことも考えられます。

例えば、給与所得者が勤務する場所を離れてその職務を遂行するための旅行をした場合に、その旅行に充てるために支給される金品で、その旅行に通常必要と認められるものは非課税とされています。

緊急事態宣言が出され国や地方公共団体から在宅勤務が要請されており、自宅で職務を遂行するために必要な通信費等として通常必要と認められる範囲で支給するものは、旅費に準じた取り扱いとしても差し支えないものと考えられます。なお、出張の際の日当と同様可能な限り合理的と説明できる金額とし、一定のルールを作成しておくのがよいでしょう。

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