コロナ禍をきっかけに多くの企業でテレワーク・在宅勤務が導入され、電子契約・電子承認をはじめとした「デジタル化」が促進するなど、ビジネス環境は大きく変革しました。

テレワーク・在宅勤務の導入によって、マネジメント層からは「勤務状況が見えなくなった」「隠れ残業が心配」「業務進捗のマネジメントがしにくい」など、不安を感じる声、従業員からも「仕事ぶりを把握してくれているのか」「正当な評価がされるのか」など不安の声が聞かれるようになったのではないでしょうか。

さらに、デジタル化によって、日常的な管理業務や事務業務はかなり削減され、空いた時間をどうするのか、他のどの分野に時間を投下するべきか、といった「業務改善」「業務改革」の必然性が高まっています。

ただ、改善や改革には当然不安もともないます。不安を解消し、あるべき業務プロセスを実現させるための手順、ポイントを以下ご紹介します。

目的と目標を明確にする

業務の流れや進捗が見えるようにしたいのか、業務を削減し他の必要な分野に投下できる時間を最大化させたいのかなど、何を、どの範囲で、どのような方法で、誰が、いつまでに、いくらをかけるのかを「具体的な数値」で明確にすることで、目指すべき方向性が明確になり、最短距離で業務改善を実現できます。

現状把握

現状業務がどのようにおこなわれているかを明確にします。日次・週次・月次・年次・随時などに分け、業務の流れや内容を、図や線などを利用して取りまとめます。また、対象者に聞き取り（ヒアリング）をおこなうこともありますが、問題点や改善案をイメージしながら、さらに、本音を語ってもらうために業務改善後のメリットをイメージさせながらヒアリングをおこなうことがポイントです。

改善計画の作成

各業務のうち、やめるべきこと、標準化すべきこと、代替手段を使って効率化すべきことに分け、実行スケジュールを作成します。段階的な目標を設定し、小さな成功体験を積み重ねていくことが、成功の秘訣です。

改善状況のモニタリング

段階的に設定した目標が達成できているかどうか、定期的に確認します。目標達成が難しくなった場合には、原因を把握し、場合によっては業務のやり方を見直します。

もしかしたら、いま、業務改善・改革をしておかなければ、会社として生き残れない、そんな状況が目の前に来ているかもしれません。大げさなようですが、改善・改革を地道に積み上げていくことが持続可能性を高めますので、できることから始めてみてはいかがでしょうか？