著しく経営環境が変わる昨今、自社の競争力を維持・向上させていくためには、「攻め」（売上拡大）だけでなく、「守り」（内部管理）もしっかり固めておく必要があります。そこで、実際にあった事例をもとに、いくつかのポイントを考察したいと思います。

 

1.属人化リスク＜業務分担の整理＞

よくある問題として挙げられるのが、個々の業務が属人化している状況です。その結果として、従業員が他部署に移れば担当業務も他部署に移る、部署内にノウハウが蓄積されない、そして従業員が辞めると現場が混乱する、といった大きな問題が起きてしまいます。

こうした状況を防止するためには、自社の業務を洗い出し、各業務について現在実施している部署を把握のうえ、各業務につき、今後実施すべき内容・担当部署を明確化することが大事です。

そして、中長期的には間接業務を複数の従業員で担当できるような、いわゆる多能工化を目指す、ということになります。もちろん、その際にデジタルツールの活用がひとつのポイントとなります。

 

2.不祥事リスク＜現金預金の管理＞

従業員により現金が横領されるというケースは意外とあります。原因としては、現金預金管理に関する内部牽制の仕組みがないことがほとんどで、具体的には入出金処理を行う人と記帳処理を行う人が同じだったり、担当者が一人で入出金処理を行うことが可能だったりすることが挙げられます。

こうした状況を防止するためには、たとえば入出金処理の担当者と記帳処理の担当者を分ける（現金を扱う人は伝票起票業務をおこなわない）、出金についてはダブルチェックをおこなう、現金出納帳の現金残高と実際の現金残高とを日々照合する、などの対応を図ることが考えられます。不祥事がおこらない仕組み、がポイントです。

 

3.未達成リスク＜予算管理＞

大切な経営情報のひとつとして予算と実績を比較する、というものがありますが、うまくできていないケースがよくあります。原因としては、当期の予算が前年度実績をただ踏襲しただけのものであったり、部門別に割り当てられるべき費用が曖昧であったり、実績が確定するのが翌月の半ばを過ぎる、などさまざまですが、その結果、適切な経営判断ができなくなるおそれがあります。

こうした状況を防止するためには、予算策定単位（部門別など）および予算策定のためのロジック（管理可能な費用・管理不能な費用の整理・配賦基準など）をしっかりと検討し、ルール化することがポイントです。また、予算実績管理のために必要な情報をタイムリーに収集できるかについても、業務プロセスの変更も含めて検討が必要です。

 

事業活動を遂行するうえでは、経営目標の達成を阻害（損害が発生）するリスクが存在します。ここでいう損害とは、金銭的損害だけではなく、人的損害（お客さま・従業員の損傷）、その他の損害（お客さまからの信用失墜、現場の混乱など）も含まれます。よって、そのリスクを低減させるための仕組み（内部統制）が必要と考えられるのです。

 

なお、業種や企業規模（売上規模・人員数）などによって、リスクの内容・程度は異なり、よって必要な仕組みも異なります。

たとえば、B to Cの会社では、一般的に個人情報を取り扱うため、その漏洩がリスクとして挙げられ、個人情報保護の仕組みが重要になると考えられますし、B to Bの会社では、一般的に得意先ごとに売掛債権を有するため、その貸倒れがリスクとして挙げられ、売掛債権の管理（長期間回収が滞っている売掛債権の抽出と対策の検討など）が重要になる、などです。

 

自社の成長を実現させるためにも、その実現を阻害するリスクの棚卸しと、リスクを低減させるための仕組み（内部統制）の構築について、一度ご検討されてみてはいかがでしょうか。ご相談、いつでもお待ちしております。

 

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