インボイス制度の開始は2023年10月からでしたが、息つく間もなく2024年1月1日より「電子取引における電子データ保存の義務化」がスタートします。

テレビCMなどでも見かけるようになりましたが、制度を正しく理解いただくために、改めてポイントを整理をするとともに、場当たり的な対応ではなく目指すべき姿についてお伝えします。

 

今回の制度のポイント

一口に電子帳簿保存といっても、対象は以下①～③とさまざまです。

①電子取引…メールやインターネットを介してやり取りした取引情報に係るデータの保存義務

②電子帳簿・電子書類…会計ソフトなどPCを使用して帳簿や取引書類を作成、保存したい場合

③スキャナ保存…取引関係書類を画像データ化して保存したい場合

 

②③は「保存したい」場合に対応すれば済みますが、①については規模に関わらず個人事業主を含むすべての方が対象となります。当初は2022年より義務化開始の予定でしたが、２年間の猶予期間が設けられたものです。

念のため、実務上のポイントについて、以下に整理をいたしましたのでご参照ください。

 

ポイント１　電子取引保存の対象:

電子的な方法にて送信・受信したデータは紙ではなく「電子データ」で保存することが義務付けられます。これには、注文書、契約書、領収書、見積書、給与明細、税務書類などが含まれます。

ポイント２　適切な保存媒体:

法律では、電子データを保存する際に適切な保存媒体の使用が求められます。このため、データの信頼性と完全性を保つために、特定の要件を満たすデータ保存システムを導入することが重要です。また、保存媒体は外部からの改ざんやデータの喪失に対する保護を提供しなければなりません。

ポイント３　保存期間:

一般的には7年間の保存が求められます。（青色欠損金の繰越控除適用があれば最大10年間）適切な保存期間を確認し、データを削除しないよう注意が必要です。

ポイント４　データの検索性:

法律に基づき、税務署や監査機関からの要請に応じてデータを提出する義務があります。電子データ保存システムは、データの検索と提出をスムーズにおこなえるように準備する必要があります。また、データの整合性や可読性を保つことも大切です。

ポイント５　セキュリティとアクセス制御:

電子データ保存法に従い、データのセキュリティとアクセス制御を強化する必要があります。機密情報や個人情報の漏洩を防ぎ、不正アクセスからデータを守るために、適切なセキュリティ対策を講じることが不可欠です。

ポイント６　コストと効率性:

電子帳簿保存法の遵守には一定のコストがかかるかもしれませんが、長期的な視点で見れば効率的な方法となります。電子データの保存と管理は、紙文書よりも効率的で容易に検索できます。また、データのバックアップや復旧も容易におこなえます。

新しい制度の活用方法

繰り返しになりますが、上記①の電子取引については2024年1月より義務化なので対応が必須、それ以外は好きなタイミングでスタートする、で構いません。ただ、せっかくであれば一度にやってしまう方が効率的、という声をよく伺います。

この制度改正は、表面的にみると、国（国税庁）が調査等をおこなう際の効率化を目的としたもの、と感じる部分もあるのですが、どうせ義務化されるのであれば自社にとってもメリットを生みだす、たとえば、検索する手間を省き、空いた時間を有効に使う、といった取り組みを推進する方が会社全体の利益に繋がるのではないでしょうか。実際先行して始められているお客さまのなかには、経理が保存する紙が1/10以下になり、スムーズに仕事ができるようになりました、といったお声も聞こえてきます。

みらいコンサルティングでは、経理部門のみならず、全社的な業務効率化の目線でのご支援も可能です。今回の制度導入の準備はできているかな、と少しでも思われた方は当社のコンサルタントにご相談いただければ幸いです。

 

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