世の中の変化に先行し、あるいは変化に合わせて今までのやり方を変えていくこと、改善していくことが必要なのはわかっているものの、それにより劇的な効果を説明できなければ、社内の同意を得られず、結果的に今までのやり方を変えられない、といったことはよくあるかと思います。

2023年10月よりインボイス制度が開始し、2024年1月より電子帳簿保存法への対応が予定されていますが、このような法律や制度の変更をきっかけにして、今までのやり方を変えていくのは、ひとつの方法です。

ただ、法律や制度への対応のみを考えて、今までのやり方を変えるのではなく、効率化・省力化などの効果も得られるようなやり方を意識することをおススメします。

また、そもそも、今までできていないことがデジタルツールを導入すればできるようになる、というのは大きな勘違いで、真の成功のために必要なステップがありますので以下にご紹介します。

 

デジタル化成功のためのステップ

通常、デジタル化は以下のステップで進めることになります。

①デジタル化の目的・目標を明確化

業務効率化・省力化や、脱属人化（業務標準化により特定の人でないと業務が回らない状況を解消する）、などが考えられます。また、経営側、従業員側双方にとってメリットのあるものを目指すことがうまく進めるコツです。

②デジタル化の対象となる業務の内容と課題を把握

まずは、全体の業務内容と課題を大まかに把握します。その後、目的・目標に照らし、課題解決の優先順位を勘案して、対象となる業務をある程度絞り込んで、詳細な業務の内容と課題を把握します。

③デジタル化後の業務の流れをまとめ、利用するITシステムを選定

業務の流れをまとめ、どこまでを人の手で、どこまでをITシステムでおこなうのかを決めます。今までの業務の流れはそのままにしてデジタル化するのではなく、ITシステムに合わせることや、一気にデジタル化を推し進めるのではなく、段階的に進めることにより、費用を少なくすることができるケースもあります。

いずれにしても、予算と導入スケジュールなどを勘案して、決めていくことが大切です。

④デジタル化の目的の周知とITシステムの操作サポート

デジタル化を実現するためには、従業員の理解がなければ成り立ちません。デジタル化による効果を理解していただき、導入したITシステムの操作サポートなどを行うことで、従業員の不安・不満も解消し、デジタル化を実現するために協力をしていただけるようになります。

⑤ITシステム導入後の効果、および、さらなる見直しの必要性を把握

ITシステム導入がゴールではなく、デジタル化実現のスタートであると考えて、導入後の効果を測定するとともに、不具合があれば、適宜改善します。また、ITシステムは日々進化していますので、定期的に見直しの必要性を検討し続けることが大切です。

 

いかがでしょうか。デジタル化、といってもさまざまな分野のものがあるのですが、共通して上記ステップを意識していただければと思います。

デジタル化したい、またはデジタル化したものの運用がうまくいっていないなど、デジタル化についてお困りのことがございましたら、お気軽にご相談ください。

 

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