2022年1月1日から改正された電子帳簿保存法のうち、「電子取引における電子データ保存の義務化」について、2年間の猶予期間が設けられることになりました。

既に2022年1月からの義務化に向けて、多くの企業は対応を進められたと思いますが、最近も対応はこれからという企業のみなさまから、「何をすればよいの？」といったご相談を多くいただきます。

 

「電子データ保存の義務化」とは、データで授受した請求書などの書類について、「紙」に出力して保存することが原則「不可」となり、「データ」で保存しなければならないというものです。

電子取引というと、ＥＤＩシステムをイメージされる方も多く、うちの会社には関係ないと思われる方もいらっしゃいます。今回の改正は、もちろんＥＤＩシステムのデータも対象ですが、それに限らず、請求書等のＰＤＦデータをメールで受領したり、Web請求書発行システムなどを利用して受領するデータも該当しますので、ほとんどの企業で何らかの対応が必要となります。

 

「電子データ保存の義務化」への対応は、以下の手順で進めます

①現状把握

受領している電子データの種類・受領方法・保存方法について確認します。

②データ保存システム導入の検討

システム導入した時のメリット・コストと導入しない時の業務量・人的コストを比較検討し、システム導入するか、しないか決定します。

　1)データ保存システムを導入する場合

現状使用しているシステムと親和性のあるシステムがお勧めです。

　2)データ保存システムを導入しない場合

電子データに規則性のあるファイル名を設定し、検索が可能なリストを作成して、保存します。

③データ保存に関する規程整備

データ保存に関するルールを文書化します。

 

「電子データ保存の義務化」は、業務のデジタル化への第一歩であり、今後予定されている電子インボイスの導入など、事業を継続するためには、今まで以上に業務をデジタル化していくことが求められるでしょう。

 

「電子データ保存の義務化」への対応をきっかけに、会社全体の業務システムを見直してみてはいかがでしょうか？

みらいコンサルティングでは、「電子データ保存の義務化」対応から、全面的な電子帳簿保存制度の導入、会社全体の業務システムの見直しなど、デジタル化に関するご支援をさせていただいておりますので、お気軽にご相談ください。

 

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