現代の企業は、著しい環境変化のなか激しい競争にさらされています。生き残るためには生産性向上が欠かせませんが、その手法の一つとして『業務改革』があります。業務改革とは、会社が本来成し遂げるべき目的を達成するために、既存の業務プロセスや制度を見直し、新しいプロセスを構築することです。期待される効果は、業務の効率化と顧客満足の向上であり、競争力強化に直結する戦略といえます。

ただ、実際に自社で業務改革に取り組んだ経営者さまからは、「プロジェクトがうまくいかなかった」、「期待した効果を得られなかった」といったお悩みをよくお伺いします。そもそも、業務改革には通常業務と異なるノウハウやナレッジが必要ですので、ここでは段階に応じた勘どころをご紹介します。

 

１．はじめの一歩　～　プロジェクトチームの組成

業務改革の第一歩は、社内でプロジェクトチームを組むことから始まります。システムの入れ替えを伴うような全社的なプロジェクトであれば部門横断チーム、特定部門だけであれば部門のメンバー複数人を選定します。どんなに仕事ができる人でも1人では他部署や他の人の仕事内容はわかりません。逆にチームで検討することにより、社内コミュニケーションの促進、部門を横断した知識の統合、プロジェクト推進力の向上が期待でき、すなわちそれが組織としての成長につながります。

また、始めるにあたっては、経営陣のコミットメントも重要です。プロジェクトチームの活動はチーム以外のメンバーにとっては通常業務外の異質な活動です。抵抗勢力が出てきて頓挫するケースもあります。経営陣がお墨付きを与え、社内向けに広報するくらいが望ましいです。

２．業務改革のステップ

体制を整備したらいよいよ業務改革のスタートです。一般的なステップである、①経営ビジョン・事業戦略の共有、②業務の現状分析・課題把握、③解決策の検討、④実行と評価、についてみていきましょう。

 

①経営ビジョン・事業戦略の共有

経営戦略から改善施策まで一気通貫で検討するために、経営ビジョン・事業戦略を明確化し、チームメンバー全員が腹落ちする必要があります。全社的なプロジェクトでは、各部門のメンバーが部門の利益代表となってしまい、部門最適に陥ってしまうこともしばしばあります。全社最適を視野に入れながら業務改革を実行するために、経営ビジョン・戦略まで立ち返る必要があり、ゆえに最初の段階で共通認識を持つことに意義があるのです。

 

②業務の現状分析および課題把握

対象部署の業務の棚卸を実施して、業務課題の洗い出し、定量的・定性的な評価をおこないます。現場に精通したキーパーソンを巻き込みながら進めるのですが、課題検討では、大小さまざまな課題をとにかく数多く出してもらう、出しつくすことが重要です。その後、課題の定量化と課題の真因を深掘りするなど一歩踏み込み、緊急性や重要性を検討します。

 

③解決策の検討

業務改革後のありたい姿をイメージしながら、どのような施策があるか数多くアイデアを出します。アイデアを出したのち、特に効果が高そうなものについて、より具体的に施策の実施方法を検討します。最後は、その施策を実施するための必要コスト、期待効果を試算して会社として実行すべきかどうかを判断します。この試算を始めると、コスト削減効果だけの一面的な議論に陥ってしまうことがあります。その際は大局的に検討するのがよいでしょう。たとえば、プロジェクト実施によって創出した余剰資金や人材を戦略分野に再配分するという戦略的な議論も重要です。視座を柔軟に切り替えながら検討するのが秘訣といえます。

 

④実行と評価

会社として実施すべき施策が決定したら、あとは実行あるのみです。現場への意義や意味の説明、経営層を交えた定期的な実行評価を実施して、推進課題が生じてもしっかりと向き合い、プロジェクトを継続的に改善する必要があります。ただ残念ながら、業務改革は実行したら終わりではありません。改革時にベストだった解決策でも、改革したその日から陳腐化がはじまります。現場メンバーにもその意識を持ってもらうことが大事です。

 

 

何度も申しますが、業務改革プロジェクトは会社の日常業務とは一線を画す仕事です。一見難しそうですが、ひとつひとつクリアして業務改革が実現したあかつきには、生産性の向上にとどまらず、組織力の強化や次世代経営幹部の育成も実現していることでしょう。そういう意味では、会社が次のステージに進むための成長戦略の要、といっても過言ではないような気がします。みらいコンサルティングでは、業務改革やそれに伴うシステム導入プロジェクトを多数経験しています。もし自社でトライしてみて困ったことがありましたらお気軽にお声がけください。

 

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